El proceso de planeación

¿Cómo administrar nuestro tiempo?

El día tiene 24 horas y la semana 168. De ese tiempo, en promedio invertimos (no gastamos) entre 50 y 65 horas durmiendo, de tal forma que tenemos menos de 100 horas cada semana para aprovechar al máximo con actividades que no sólo sean productivas, sino que también nos hagan sentir mejor con nosotros mismos.

Sin caer en la exageración de organizar y controlar cada minuto de nuestras vidas, podemos aprender a analizar el tiempo sistemáticamente para disfrutar más de él, para crear en los momentos productivos y para disfrutar en los periodos de descanso.

Aprender a administrar el tiempo de manera eficiente no sólo se reflejará en un aumento de la productividad (y quizá una mejora en nuestras finanzas) sino también en nuestro cansancio, estrés y percepción diaria de la realidad.

Ahora bien, aunque puede resultar paradójico pensar en utilizar nuestro tiempo para planear cómo invertirlo mejor, al tomarnos algunos minutos o incluso algunas horas para organizarnos de manera efectiva, podemos terminar por comprender los aspectos de nuestra persona y entorno que más valoramos y dirigir nuestros esfuerzos en consecuencia.

Algunas consideraciones sobre el tiempo:

Antes de continuar con nuestro análisis sobre la optimización del tiempo conviene detenerse un momento para reflexionar lo siguiente:

El tiempo tiene dos caras: puede ser un enemigo a vencer o un aliado. Todo dependerá de cómo lo percibamos y organicemos.
No se puede comprar. En ese sentido no sólo "el tiempo es dinero" como dice el proverbio sino que el tiempo es más valioso aún que el dinero.
No se puede atrapar, detener o regresar. Pero si se puede gozar, aprovechar, optimizar.

Lo que se desprende de la esta reflexión es que el tiempo es un elemento complicado y fascinante, que no puede modificarse por la voluntad humana pero que, sin embargo, puede acomodarse de manera más efectiva para hacer nuestra vida más fácil y placentera.

Uno de los factores que resultan más preocupantes al momento de administrar el tiempo es la llamada "pérdida de tiempo".

Causas de la "pérdida de tiempo"

Falta de objetivos bien delimitados. Cuando no sabemos a donde vamos o no estamos seguros de lo que queremos obtener cada día tanto en nuestro trabajo como en nuestras casas, podemos pasar mucho tiempo yendo de un lado para otro o perdiendo la concentración. Lo anterior se traduce en cansancio y disminución de productividad.
No saber priorizar entre lo que es importante y lo que es urgente. Uno de los errores más frecuentes en que incurrimos sin darnos cuenta consiste es confundir las cosas que demandan nuestra atención inmediata (como llamadas y visitas inesperadas, interrupciones, etc.), con las actividades más importantes (como la orden del día, el documento que debe redactar, el proyecto que debe terminar, etc.)
Gestión deficiente de la propia agenda, tanto de trabajo como personal. Cuando no contamos con una agenda, o la tenemos pero es insuficiente y desordenada podemos olvidar realizar ciertas actividades a las horas pertinentes y terminamos realizándolas fuera de tiempo. Lo anterior nos impide juntar dos o más encargos que podían haberse resuelto de manera simultánea o consecutiva. Así pues, si en un día teníamos que ir al banco y al supermercado, al llevar una buena agenda podemos saberlo desde un principio y realizar ambas diligencias en una misma salida.
Poco reconocimiento de las propias debilidades. A veces cuesta trabajo pensar que no podemos hacerlo todo. Muchos tendemos a pensar que somos capaces de realizar un sinnúmero de tareas y olvidamos que somos vulnerables al cansancio y al estrés, que, en última instancia, nos imposibilitan llevar a cabo eficientemente nuestras actividades.
Hábitos obsoletos. También puede suceder que la rutina nos lleve a utilizar métodos y patrones de trabajo muy rígidos que no se adaptan a todas las tareas. Es importante innovar. Probar diferentes estrategias para realizar nuestras tareas cotidianas no sólo da variedad a nuestro día sino que también nos permite encontrar, por medio del experimento, la forma más adecuada para lidiar con tal o cual actividad o problema.
Comunicación ineficaz. Por último, pero no por eso menos importante, hay que tomar en cuenta la comunicación. Si no transmitimos la información adecuadamente es posible que los que están a nuestro alrededor realicen una tarea incorrecta, lo cual derivará en volver a explicar la instrucción y se habrá perdido tiempo. Es mejor invertir un poco más en explicar claramente lo que queremos decir y hacer preguntas para verificar que hemos sido comprendidos.

¿Cómo puedo aprovechar mejor el tiempo?
Existen muchas estrategias sencillas que nos permiten organizar el día y la semana de manera más efectiva. Aunque la mayoría de ellas son bastante ordinarias, es frecuente que las olvidemos o simplemente las pasemos por alto cuando estamos ocupados y abrumados con actividades, es decir, cuando más las necesitamos. Enseguida te presentamos algunas que pueden apoyar en la administración de tu tiempo:

Hacer una lista semanal. Lo primero que podemos hacer es anotar las distintas tareas que llevamos a cabo durante la semana. No debemos olvidar incluir las actividades en la casa, los momentos de descanso y los compromisos familiares. Esta lista contendrá información básica y valiosa.
Analizarla. Una vez que tenemos nuestra lista, podemos comenzar a analizarla. Observemos si existen actividades que pueden condensarse en una sola o tareas que se encuentran en una misma locación física.

Por ejemplo: En una lista una persona anota los lunes como el día en que verificará su auto, el miércoles irá a pagar la tenencia y el predial a la tesorería y el sábado hará sus compras del supermercado.

Si estudiamos esta lista podemos ver que esta persona no ha notado que existe un centro de verificación cerca de uno de los supermercados de su preferencia y que ahí mismo puede pagar su tenencia y demás servicios. Lo recomendable sería que esa persona realizara estas tres actividades en una sola salida y así salvaría tiempo valioso para descansar o realizar otras actividades más importantes, además de que ahorraría dinero de transporte.

Al analizar la lista también podemos observar qué actividades son más importantes, darles prioridad y tratar de realizarlas primero. De esta forma podemos eliminar algunas tareas de menor importancia, que a simple vista parecían más urgentes.

No se distraiga. Cuando comience a realizar cualquier actividad, por trivial que ésta le parezca, trate, en la medida de lo posible, de evitar cualquier tipo de distracción y de interrupción. Es mejor terminar lo que tiene que hacer y después disfrutar el tiempo libre en su totalidad. Cuando nos interrumpimos podemos olvidar lo que estábamos haciendo, perder concentración, bajar el ritmo y desperdiciar valioso tiempo.
Llene los "huecos" efectivamente. Hay momentos en los que tenemos que esperar antes de realizar una actividad. Por ejemplo, formados en la fila del banco, sentados en la sala de espera de un consultorio médico, en la oficina aguardando la siguiente instrucción del jefe, etc. Estos espacios de inactividad pueden llegar a estresarnos porque sentimos que estamos muy ocupados y por lo tanto, estamos perdiendo el tiempo. Lo mejor en estos casos es relajarnos, recordar que el estrés genera cansancio y, en consecuencia, una baja en el rendimiento. Podemos prepararnos de antemano para estas circunstancias inevitables: llevar a la mano ese libro o revista que queríamos leer la tarde anterior y que no pudimos terminar, podemos leer nuestra correspondencia o realizar alguna llamada telefónica pendiente, etcétera.
Utilice diversas herramientas de organización. Por último, es aconsejable que tenga a la mano instrumentos que le permitan administrar sus actividades a mediano y largo plazo. Adquiera calendarios agradables a la vista, que le atraigan y lo pongan de buen humor. Compre una agenda que se acomode a sus necesidades, puede estar dividida por día, semana o mes, dependiendo de lo que usted prefiera y le funcione más. Si le funciona, adquiera un dispositivo electrónico o reloj con alarma, para no olvidar ningún compromiso importante. Estas herramientas de regulación de tiempo le darán la tranquilidad de saber que todo está bajo control y que no ha olvidado nada.

Finalmente no hay que olvidar que cada persona es diferente y cada quien organizará su lista como mejor le convenga. Algunos decidirán dejar de hacer ciertas actividades que les parezcan poco productivas o innecesarias y optarán por emplear su tiempo de otra forma. Otros aprenderán a disfrutar más de cada minuto de trabajo, teniendo en mente que, puesto que ya se han organizado con una buena agenda y una lista de actividades, han incluido tiempo de descanso y recreación.

El administrar efectivamente nuestro tiempo, provoca que tengamos mejores finanzas personales, ya que se podrá obtener tiempo para buscar formas de mejorar nuestros ingresos, realizar más inversiones y administrar eficientemente nuestros activos.

La información del artículo se basa en las siguientes fuentes de información:
Biblioteca Práctica de Comunicación Aprendizaje. Editorial Océano: Barcelona. Tomo II
http://www.emagister.com/administracion-del-tiempo-cursos-2458348.htm#programa
https://www.serina.es/empresas/aspm/documentos/servicios/objetivos.pdf
http://www.degerencia.com